Yogyakarta, 9 September 2025 – Semangat Ta’aruf (SEMATA) FBE UII 2025 menghadirkan wajah baru dalam pengenalan lembaga, study club, dan UKM. Tahun ini, sistem expo tenant yang identik dengan jelajah stan lembaga, digantikan dengan konsep demo-presentasi di panggung. Setiap lembaga, secara bergantian mendapatkan waktu delapan menit untuk mengenalkan lembaganya di hadapan mahasiswa baru.
Ketua Steering Committee (SC) SEMATA 2025, Enricko Haikal, mengungkapkan alasan perubahan konsep menjadi demo lembaga melalui presentasi di panggung dirancang untuk menciptakan suasana yang lebih kondusif. Hal ini dikarenakan konsep tenant kurang efisien dan efektif dalam keteraturan mahasiswa ketika mengunjungi stan satu persatu. Melalui konsep yang baru ini, Ia berharap pengenalan lembaga lebih terstruktur dan menjangkau seluruh mahasiswa baru sekaligus.
“Kalau jelajah expo-tenant, maba-miba cuma muterin aja. Kita ubah konsepnya ke demo lembaga agar menjangkau secara lebih luas dan memastikan semua mahasiswa baru memperoleh informasi yang sama tentang Lembaga, Study Club, UKM karena semua berada di venue,” ungkap Enricko.
Sejalan dengan alasan tersebut, Ketua Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM) FBE UII, Atallah As’ad, sebagai pihak yang memverifikasi perubahan menuju konsep baru ini menegaskan bahwa perubahan format demo telah melalui sejumlah pertimbangan. Konsep expo-tenant dinilai membuat mahasiswa baru lebih banyak menghabiskan waktu berjalan dari satu stan ke stan yang lain tanpa interaksi yang cukup. Ia menekankan bahwa informasi pun seringkali hanya sebatas brosur atau barcode, sehingga lembaga tidak bisa maksimal mempromosikan diri.
“Padahal concern lembaga kita adalah turunnya minat mahasiswa untuk berlembaga tiap tahun. Adanya konsep ini memberikan setiap lembaga tampil di panggung untuk mengenalkan lembaganya. Lembaga yang paling paham tentang dirinya sendiri, tau segmentasi dan targetnya, sehingga bagaimana tiap lembaga mampu menarik minat mahasiswa baru untuk benar-benar mengenal lembaga,” jelas As’ad.
Sebagian lembaga juga menilai presentasi di panggung dapat menjangkau lebih banyak audiens dan meningkatkan engagement yang lebih luas tentang keberadaan setiap lembaga yang ada di FBE UII.
“Kalau tenant, banyak yang hanya lewat atau ambil brosur. Sedangkan melalui yang demo tadi menurut saya menyeluruh dan maba-miba bisa menyimak langsung,” ujar perwakilan KOPMA.
Walaupun dinilai lebih efektif menjangkau audiens yang lebih banyak. Fakta di lapangan menunjukkan hal sebaliknya. Banyaknya mahasiswa baru yang turut mengisi seluruh lapangan sorak sampai ke bagian hall menjadikan konsep ini kurang maksimal. Beberapa lembaga juga merasa perubahan konsep ini kurang efektif karena interaksi yang berjalan satu arah dan mahasiswa baru sebagai target kurang dilibatkan dalam hal ini.
“Kalau tenant, mahasiswa bisa langsung bertanya dan lebih santai. Sekarang, karena demo lembaga di panggung kalau ada yg mau nanya ya cenderung malu karena akan jadi sorotan,” ujar perwakilan EC.
Interaksi yang tidak hidup dan berjalan satu arah hanya dari presentasi ini juga menuai tanggapan yang serupa dari perwakilan LDF, “Kurang efektif, karena kita cuma mempresentasikan tanpa tau apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh maba-miba,” ungkapnya saat diwawancara. Tanggapan lain datang dari perwakilan UKM Voli, “Kalau pada demonya itu sudah sejalan dengan apa itu keputusan panitia tetapi masih kurang efektif untuk mahasiswanya bertanya tentang lembaga atau UKM.” Kurangnya sesi interaktif seperti yang dikeluhkan dipengaruhi juga oleh durasi presentasi yang diberikan selama 10 menit dengan mobilisasi 2 menit dinilai sangat terbatas. Hal ini juga memicu penyampaian informasi menjadi kurang maksimal.
“Ide ini sudah bagus, tapi terkendala waktu. Supaya lebih efektif dan semua lembaga bisa menikmati presentasinya, durasi perlu dikaji lagi. Dengan waktu 10 menit yang dipotong mobilisasi, penyampaian kurang maksimal untuk mengenalkan lembaga. Selain itu, mahasiswa di bagian belakang sulit menyimak karena panggung terlalu jauh. Kalau waktunya lebih lama, kami bisa menjangkau mereka dengan lebih baik dan informasi tersampaikan dengan jelas,” ujar perwakilan HMJA.
Tanggapan yang diberikan menunjukkan bahwa pelaksanaan demo pengenalan lembaga melalui presentasi di panggung yang ada di lapangan sorak FBE UII, dinilai tidak efektif untuk menjangkau audiens yang berada di hall. Kendala teknis lainnya juga muncul, terkait permintaan panitia kepada seluruh lembaga untuk menyiapkan PPT yang berisi informasi tentang lembaga yang bersangkutan. Kendala teknis ini bermula dari koordinasi informasi yang diberikan oleh panitia terkait PPT kerap mendadak, yaitu dua hari sebelum pelaksanaan SEMATA. Padahal hal ini sebelumnya sudah ditegaskan saat sosialisasi demo-lembaga bahwa PPT tidak diperlukan karena tidak ada layar untuk menampilkan di panggung. Tepat saat demo lembaga, benar saja tidak ada alat bantu seperti screen di atas panggung. Hal ini sangat disayangkan karena PPT yang tidak ditampilkan memicu beberapa mahasiswa baru terpecah fokusnya antara melihat ke panggung dan ke device saat mendengarkan penjelasan sembari membaca PPT.
“Kami mendapatkan informasi tentang ppt yang harus di buat dan di kumpulkan dan nanti akan di bagikan ke maba miba saat acara demo lembaga dan nanti dr panitia akan membantu mengkoordinir untuk maba miba membaca hp, tapi fakta di lapangan masih banyak maba miba yang tidak membuka hp. Jadi menurut kami lebih efektif kalau ppt lembaga di tampilkan di panggung, sehingga maba miba perhatiannya tidak terbagi antara ke hp untuk melihat ppt dan ke panggung melihat pembicara,” jelas perwakilan HMJM. Hal ini juga mendapat tanggapan yang sama dari perwakilan FMIE yang menyayangkan tidak tersedianya screen untuk menampilkan PPT.
Adanya beberapa hal yang dikeluhkan, beberapa lembaga kemudian menyampaikan masukan untuk perbaikan sistem demo kedepannya. Salah satunya terkait durasi presentasi yang dinilai terlalu singkat. Mereka berharap waktu diperpanjang menjadi 10-15 menit bersih diluar mobilisasi, agar tersedia sesi interaktif seperti tanya jawab ataupun pembagian merchandise. Dengan begitu, mahasiswa baru tidak cepat jenuh dan lebih terlibat dalam proses pengenalan lembaga. Selain itu, panitia juga diharapkan menyediakan alat bantu visual, sehingga PPT tidak hanya dibagikan dalam bentuk file tetapi juga bisa ditampilkan dengan screen di panggung. Tak hanya itu, usulan perluasan tambahan tenda di lapangan sorak juga turut disuarakan sehingga seluruh mahasiswa baru terutama yang di bagian hall dapat menyimak dengan jelas ke arah panggung.
“Secara konsep efektif, tapi karena waktunya 10 menit terlalu singkat. Kalau bisa dilebihkan jadi 15 menit sehingga bisa dilakukan interaksi untuk tanya jawab dan lain lain. Dan dengan waktu yg 10 menit, yg disampaikan kurang terdeliver dengan baik, apalagi mahasiswa yg ada di belakang. Kalo bisa, tendanya ditambahkan sampai depan jadi ga ada yg di hall, semua kumpul di lapangan sorak dan bisa dengan leluasa memperhatikan,” ujar perwakilan EC.
Wajah baru pengenalan lembaga di SEMATA 2025 melalui demo dengan presentasi di panggung berhasil menghadirkan suasana yang lebih kondusif. Konsep yang baru ini juga memberikan pengalaman yang berbeda dan tantangan tersendiri bagi lembaga ketika menyampaikan informasi. Jika pada expo tenant, mahasiswa baru cenderung hanya mendatangi stan yang diminati tapi tetap bisa berinteraksi secara keseluruhan, sedangkan demo lembaga memberi tantangan bagi setiap lembaga untuk lebih aktif menarik perhatian dan meningkatkan minat mahasiswa baru dalam berlembaga. Adanya tantangan yang baru dan interaksi yang hanya berjalan satu arah, beberapa lembaga menyampaikan bahwa konsep ini harus dikaji ulang agar lebih efektif, terutama berkaitan dengan durasi presentasi dan perlunya media pendukung untuk menampilkan PPT.
Narasi : Fayyaza Aquila Regina
Editor : Yohana
Ilustrator :
