Kebijakan penutupan forum pengajuan dan pelaksanaan konsultasi kepanitiaan oleh Lembaga Eksekutif Mahasiswa (LEM) FBE UII selama hampir satu bulan menimbulkan berbagai respons dari organisasi mahasiswa di bawah naungan LEM FBE UII. Penutupan yang diumumkan melalui Instagram Story tanpa pemberitahuan awal dinilai berdampak pada pelaksanaan program kerja sejumlah himpunan. Dari hasil wawancara dengan Ahmad Budi Afriadi selaku Ketua LEM FBE UII, menjelaskan alasan utama di balik adanya kebijakan tersebut.
“Kami melihat beberapa timeline kegiatan bertabrakan dengan UTS. Akademik harus diutamakan agar kualitas kegiatan terjaga. Daripada marwah kepanitiaan menurun, kami putuskan menutup sementara,” ujar Ketua LEM FBE UII.
Selain itu, ia menjelaskan pada periode yang sama, LEM juga tengah menjalankan beberapa program internal besar yang membutuhkan fokus sumber daya. Meskipun layanan konsultasi ditutup, LEM tetap menawarkan beberapa jalan tengah termasuk bantuan penyusunan Rencana Anggaran Biaya (RAB) dan perhitungan dana bagi panitia yang membutuhkan.
Di sisi lain, Himpunan Mahasiswa Jurusan Akuntansi (HMJA) mengaku terdampak cukup besar oleh adanya penutupan konsultasi. Informasi yang diumumkan melalui Instagram Story yang hanya berdurasi 24 jam dinilai tidak menjangkau khalayak secara luas sehingga menyebabkan banyak orang terlambat mengetahui adanya informasi mengenai penutupan forum konsultasi tersebut. HMJA menyatakan bahwa dua program besar mereka, Makrab Generasi Akuntansi (MAGENTA) dan Super Accounting Program (SAP) tertahan meski seluruh persiapan internal, seperti bedah proposal, penyempurnaan RAB, dan kesiapan OC, telah selesai.
“Kami sudah konsul internal, SC pun sudah dikonsulkan ke LEM. Jadi ketika forumnya ditutup, OC otomatis nganggur. Kami kecewa karena kami juga sedang UTS tapi tidak meliburkan diri,” ujar Ketua HMJA.
Menurut Ketua HMJA penutupan proses konsultasi kepanitiaan tetap menimbulkan kendala, karena OC belum melakukan konsultasi sehingga program belum bisa berjalan. Sedangkan konsultasi penting untuk memastikan kesesuaian dan kelayakan kegiatan sebelum dijalankan.
Selain itu, Himpunan Mahasiswa Jurusan Manajemen (HMJM) juga turut merasakan dampak adanya penutupan konsultasi, terutama pada penyesuaian timeline program kerja. Berdasarkan hasil wawancara, ketua HMJM menyebut kebijakan tersebut cukup mengganggu alur matriks kegiatan karena diumumkan secara mendadak.
“Taunya dari Instagram, makanya kami sampai konfirmasi lagi di grup himpunan,” ujar ketua HMJM.
Salah satu kegiatan yang terdampak adalah Manifest. HMJM menjelaskan bahwa tahap verifikasi konsul SC telah selesai, namun ketika masuk proses OC, forum konsultasi sudah ditutup sehingga timeline harus mundur dan waktu persiapannya menjadi lebih sempit. Meski demikian, kegiatan ini tetap diupayakan berjalan pada 6 Desember karena pada tanggal tersebut HMJM akan berkolaborasi dengan acara yang diselenggarakan oleh pihak Kemahasiswaan FBE UII, sehingga timeline tidak dapat digeser meskipun persiapan menjadi lebih sempit. Selain menyampaikan dampaknya, HMJM juga menyoroti minimnya komunikasi awal dari LEM. Mereka menilai mitigasi seharusnya dilakukan dengan melibatkan himpunan sejak awal.
“Sebelum ambil keputusan, seharusnya ada diskusi dulu dengan himpunan-himpunan.” ungkap ketua HMJM. HMJM berharap LEM dapat menyesuaikan kembali mekanisme administrasi atau aturan konsultasi agar tidak ada pihak yang dirugikan di kemudian hari.
Di sisi lain, Forum Mahasiswa Ilmu Ekonomi (FMIE) turut memberikan tanggapan. Meskipun program kerja mereka tidak terdampak langsung, pola komunikasi LEM terkait penutupan konsultasi menimbulkan banyak tanda tanya. Berdasarkan hasil wawancara, FMIE mengetahui kebijakan tersebut bukan dari pemberitahuan resmi, melainkan dari informasi yang beredar dari mulut ke mulut.
“Sebagai lembaga eksekutif tertinggi, LEM membawahi banyak himpunan. Keputusan strategis harusnya mempertimbangkan matriks kegiatan semua pihak, bukan hanya internal LEM,” ujar Ketua FMIE.
FMIE juga menyebut bahwa dalam Rapat Dengar Pendapat (RDP) kedua, pembahasan mengenai teknis dan dampak penutupan tidak dilakukan secara mendalam. Mereka menegaskan bahwa rasionalisasi akademik memang dapat dipahami, namun koordinasi yang terbatas berpotensi merugikan himpunan lain yang sudah menyusun timeline kegiatan. FMIE berharap LEM dapat menyediakan mekanisme alternatif agar forum konsultasi tetap berjalan, sehingga tidak menghambat persiapan kegiatan organisasi di kemudian hari.
Dari aspek koordinasi kelembagaan, Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM) FBE UII menyatakan bahwa LEM tidak melakukan koordinasi awal sebelum pengumuman penutupan disebarkan. Setelah kebijakan tersebut muncul, DPM terlebih dahulu melakukan klarifikasi kepada LEM untuk memahami alasan di balik penutupan. Setelah itu, DPM menyusun dan mengadakan Rapat Dengar Pendapat (RDP) bersama seluruh lembaga-lembaga dan himpunan mahasiswa yang ikut terdampak, serta menghadirkan LEM dalam forum tersebut. Dalam Rapat Dengar Pendapat (RDP), dijelaskan bahwa kebijakan penutupan dilakukan karena LEM sedang berfokus pada pembenahan dan kebutuhan internal. Terkait proses komunikasi yang terjadi, DPM menilai bahwa penyampaian kebijakan tersebut masih belum memenuhi standar koordinasi lintas-lembaga.
“Koordinasinya memang belum baik karena ada beberapa hal yang tidak dikomunikasikan sejak awal. Setelah kami mengetahui tentang pengumuman penutupan pengajuan konsultasi, kami langsung berusahaa mengkoordinasi dengan LEM dan memutuskan mengadakan RDP. Saat RDP, LEM baru terbuka mengenai alasan di balik penutupan konsul. Keputusan penutupan konsul sebenarnya masih bisa diubah, tapi dari sisi komunikasi memang belum bagus karena tidak melibatkan organisasi di bawahnya,” ujar Athallah As’ad selaku Ketua DPM FBE UII.
Respons dari berbagai himpunan di atas merujuk pada pola komunikasi yang dinilai belum efektif khususnya karena pengumuman disampaikan secara mendadak, terutama karena pemberitahuan awal sebelum diumumkan secara resmi. Sebagai tindak lanjut, melalui forum Rapat Dengar Pendapat (RDP) yang digelar DPM dengan koordinasi bersama LEM dengan lembaga dan himpunan lainnya, LEM memaparkan alasan yang melatarbelakangi penutupan forum konsultasi dan menawarkan solusi atas penutupan forum konsultasi kepanitiaan tersebut.
Himpunan berharap adanya pola komunikasi yang lebih terstruktur, mekanisme konsultasi yang tetap dapat diakses dalam kondisi tertentu, serta pemberitahuan resmi yang disampaikan jauh hari sebelum kebijakan strategis ditetapkan, agar tidak mengganggu timeline kerja organisasi. Kebijakan penutupan ini menjadi catatan penting dalam tata kelola organisasi mahasiswa FBE UII. Evaluasi bersama diperlukan agar mekanisme konsultasi, koordinasi, dan komunikasi antar-organisasi dapat diperbaiki, sehingga pelaksanaan kegiatan tetap berjalan efektif tanpa mengurangi prioritas akademik mahasiswa.
Narasi : Nisa Rahmasari
Editor : Yohana
Ilustrasi : Rofi Edgar Jeconea
